Cómo preparar una base de conocimientos para un asistente de IA

Un consultor de IA en el sitio puede responder a los clientes las 24 horas del día, explicar los servicios, ayudar a elegir la opción correcta y transferir un cliente potencial al gerente.

Pero la calidad de sus respuestas depende directamente de la información sobre la empresa.

Si la base de conocimientos se prepara correctamente, el asistente de IA entiende lo que hace la empresa, qué servicios proporciona, qué condiciones se aplican y qué problemas requieren la participación humana.

Averigüemos qué información se debe preparar antes de conectar a un consultor de IA y cómo hacerlo sin un trabajo técnico complejo.

¿Qué es una base de conocimientos para un consultor de IA?

La base de conocimientos es un conjunto de información que la IA utiliza para responder a los visitantes del sitio.

• Descripción de la empresa;
• Lista de servicios;
• Características de los bienes;
• Precios y aranceles;
• Términos de entrega;
• Métodos de pago;
• Garantías;
• Respuestas a preguntas frecuentes;
• Reglas de trabajo;
• Documentos e instrucciones.

De hecho, esta es información que el gerente suele utilizar cuando se comunica con el cliente.

El consultor de IA accede a estos datos y los utiliza durante el diálogo.

¿Qué documentos se pueden utilizar?

No es necesario crear un documento especial para empezar.

La mayor parte de la información necesaria generalmente ya existe dentro de la empresa.

Páginas del sitio

Lo siguiente a menudo ya se publica en el sitio:

• Servicios;
• Precios;
• Contactos;
• Condiciones de trabajo;
• Información sobre la empresa;
• Respuestas a preguntas populares.

Esta es una buena fuente básica de información.

Listas de precios

Si el costo de los servicios o bienes está contenido en una lista de precios separada, también se puede utilizar como fuente de datos.

Solo es importante asegurarse de que los precios estén actualizados.

Ofertas comerciales

Las ofertas comerciales a menudo contienen información útil:

• Composición del servicio;
• Etapas de trabajo;
• Plazos;
• Opciones adicionales;
• Ventajas de la empresa.

FAQ

Si los gerentes responden constantemente a las mismas preguntas, tiene sentido recopilar estas respuestas por separado.

Por ejemplo:

• ¿Cuánto tarda la entrega?
• ¿Tiene garantía?
• ¿Puedo pagar por transferencia bancaria?
• ¿Trabajas con personas jurídicas?

Estas preguntas son especialmente útiles para capacitar a un consultor de IA.

Cómo estructurar la información correctamente

La IA también es capaz de trabajar con texto sin formato, pero la información bien organizada suele dar respuestas más precisas.

La mejor opción es dividir los datos por temas.

Acerca de la empresa

Describa brevemente:

• Lo que hace la empresa;
• ¿En qué ciudades trabaja?
• ¿Cuántos años ha existido?
• ¿Con qué clientes trabaja?

Servicios

Para cada servicio, es deseable especificar:

• Nombre;
• Lo que está incluido;
• Costo estimado;
• Plazos;
• Restricciones;
• Condiciones adicionales.

Abono

Especificar:

• Métodos de pago disponibles;
• Si se requiere el pago por adelantado;
• ¿Es posible pagar por factura?
• ¿Trabajas con IVA?

Entrega

Si la empresa vende bienes, agregue:

• Regiones de entrega;
• Costo;
• Plazos;
• Empresas de transporte;
• Términos de autoentrega.

Garantía

Arreglar por separado:

• Período de garantía;
• Lo que cubre;
• Qué casos no están garantizados.

No cargue datos conflictivos

Uno de los problemas más frecuentes son las diferentes versiones de la misma información.

Por ejemplo, el sitio web tiene un precio y la antigua oferta comercial tiene otro.

O en un documento el período de producción es de 10 días, y en el otro - 20.

Antes de conectar la IA, es recomendable comprobar tales discrepancias.

Si hay varias variantes de condiciones, es mejor explicarlas explícitamente.

Por ejemplo: "El período de producción estándar es de 10 a 15 días hábiles. Para productos no estándar, el término se calcula por separado".

Este formato es mucho más comprensible tanto para el cliente como para la IA.

¿Necesito descargar toda la información de la empresa?

No.

A un asistente de IA se le debe dar solo la información necesaria para su puesto.

Por ejemplo, un consultor de tienda en línea no requiere documentación contable interna.

Y un asistente de IA de una empresa de construcción no necesita saber información que no tiene nada que ver con trabajar con un cliente potencial.

Cuanto más precisamente se defina el papel de la IA, más fácil será controlar la calidad de sus respuestas.

¿Qué hacer si no hay una respuesta exacta?

Un consultor de IA no debería encontrar información que falte.

Si se desconocen los datos exactos, el escenario correcto es informar al visitante al respecto y ofrecer pasar la pregunta al empleado de la empresa.

Por ejemplo: "El costo exacto depende de los parámetros del proyecto. Puedo ayudarte a dejar una solicitud para que el especialista pueda calcular el precio".

Tal respuesta es más útil que una cifra aleatoria u obsoleta.

¿Necesito actualizar la base de conocimientos regularmente?

Sí.

Especialmente si cambian con frecuencia:

• Precios;
• Acciones;
• Surtido;
• Términos de entrega;
• Tarifas;
• Plazos;
• Datos de contacto.

Si la empresa ha cambiado las condiciones de trabajo, es recomendable actualizar la información relevante para el consultor de IA.

Cómo entender que la base de conocimientos está bien preparada

Puedes hacer una prueba sencilla.

Hazle a la IA las mismas preguntas que los clientes suelen hacer.

Por ejemplo:

• ¿Qué vendes?
• ¿Cuánto cuesta el servicio?
• ¿Cuáles son los plazos?
• ¿Cómo se realiza el pago?
• ¿Tiene garantía?
• ¿Trabajas en mi ciudad?
• ¿Qué está incluido en el precio?
• ¿Cómo dejar una solicitud?

Si las respuestas son precisas y corresponden al trabajo real de la empresa, la base de conocimientos se prepara correctamente.

Cómo NEXSTA simplifica la configuración de un asistente de IA

En NEXSTA, se crea un asistente de IA para una empresa específica y una tarea específica.

Puede asesorar a los visitantes del sitio, responder preguntas sobre bienes y servicios y ayudar a traducir el diálogo en un llamamiento a la empresa.

Al configurar, es importante no convertir la IA en un chat universal sobre cualquier tema.

Su tarea es ayudar al cliente dentro del negocio.

FAQ

¿Necesito escribir una base de conocimientos desde cero?

Normalmente no. Puede utilizar los materiales existentes de la empresa: sitio web, listas de precios, descripción de los servicios y respuestas de los gerentes.

¿Los más documentos, mejor?

No siempre. La información actualizada y comprensible es más útil que un gran número de archivos antiguos o contradictorios.

¿Puede la IA responder preguntas que no están en la base de conocimientos?

Puede usar el contexto general de la conversación, pero las condiciones específicas de la empresa deben basarse en datos comerciales reales.

¿Es necesario monitorear constantemente la IA?

Después de comenzar, es útil revisar periódicamente los diálogos y complementar la información sobre las preguntas que los visitantes suelen hacer.

Resultado

Una buena base de conocimientos para un consultor de IA no requiere cientos de páginas de documentación.

Para empezar, es suficiente recopilar información básica sobre la empresa, servicios, precios, términos y reglas de trabajo.

Lo principal es que los datos sean relevantes, coherentes y coherentes con el trabajo real del negocio.

Por lo tanto, el asistente de IA podrá responder más rápido a los visitantes del sitio y ayudar a la empresa a procesar las solicitudes incluso cuando el gerente no esté disponible.

Puedes probar con un asistente de IA para el sitio en NEXSTA.