Préparer une base de connaissances pour un assistant IA

Un consultant en IA sur le site peut répondre aux clients 24 heures sur 24, expliquer les services, aider à choisir la bonne option et transférer un client potentiel au gestionnaire.

Mais la qualité de ses réponses dépend directement des informations sur l'entreprise.

Si la base de connaissances est préparée correctement, l'assistant IA comprend ce que fait l'entreprise, quels services elle fournit, quelles conditions s'appliquent et quelles questions nécessitent une participation humaine.

Déclurons quelles informations doivent être préparées avant de connecter un consultant en IA et comment le faire sans travail technique complexe.

Qu'est-ce qu'une base de connaissances pour un consultant en IA ?

La base de connaissances est un ensemble d'informations que l'IA utilise pour répondre aux visiteurs du site.

• Description de l'entreprise ;
• Liste des services ;
• Caractéristiques des marchandises ;
• Prix et tarifs ;
• Conditions de livraison ;
• Modes de paiement ;
• Garanties ;
• Réponses aux questions fréquemment posées ;
• Règles de travail ;
• Documents et instructions.

En fait, ce sont des informations que le responsable utilise habituellement lorsqu'il communique avec le client.

Le consultant en IA accède à ces données et les utilise pendant le dialogue.

Quels documents peuvent être utilisés

Il n'est pas nécessaire de créer un document spécial pour commencer.

La plupart des informations nécessaires existent généralement déjà au sein de l'entreprise.

Pages du site

Les éléments suivants sont souvent déjà publiés sur le site :

• Services ;
• Prix ;
• Contacts ;
• Conditions de travail ;
• Informations sur l'entreprise ;
• Réponses aux questions populaires.

C'est une bonne source d'information de base.

Listes de prix

Si le coût des services ou des biens est contenu dans une liste de prix distincte, il peut également être utilisé comme source de données.

Il est seulement important de s'assurer que les prix sont à jour.

Offres commerciales

Les offres commerciales contiennent souvent des informations utiles :

• Composition du service ;
• Étapes du travail ;
• Délais ;
• Options supplémentaires ;
• Avantages de l'entreprise.

FAQ

Si les responsables répondent constamment aux mêmes questions, il est logique de recueillir ces réponses séparément.

Par exemple :

• Combien de temps prend la livraison ?
• Y a-t-il une garantie ?
• Puis-je payer par virement bancaire ?
• Travaillez-vous avec des personnes morales ?

De telles questions sont particulièrement utiles pour la formation d'un consultant en IA.

Comment structurer correctement l'information

L'IA est également capable de travailler avec du texte brut, mais des informations bien organisées donnent généralement des réponses plus précises.

La meilleure option est de diviser les données par sujets.

À propos de l'entreprise

Décrivez brièvement :

• Ce que fait l'entreprise ;
• Dans quelles villes travaille-t-il ?
• Depuis combien d'années existe-t-il ;
• Avec quels clients travaille-t-il ?

Services

Pour chaque service, il est souhaitable de spécifier :

• Nom ;
• Ce qui est inclus ;
• Coût estimé ;
• Délais ;
• Restrictions ;
• Conditions supplémentaires.

Paiement

Précisez :

• Modes de paiement disponibles ;
• Si un paiement anticipé est requis ;
• Est-il possible de payer par facture ;
• Travaillez-vous avec la TVA ?

Livraison

Si l'entreprise vend des marchandises, ajoutez :

• Régions de livraison ;
• Coût ;
• Délais ;
• Les entreprises de transport ;
• Conditions d'auto-livraison.

Garantie

Correction séparée :

• Période de garantie ;
• Ce qu'il couvre ;
• Quels cas ne sont pas garantis.

Ne téléchargez pas de données contradictoires

L'un des problèmes les plus fréquents est celui des différentes versions de la même information.

Par exemple, le site Web a un prix, et l'ancienne offre commerciale en a un autre.

Ou dans un document, la période de production est de 10 jours, et dans l'autre - 20.

Avant de connecter l'IA, il est conseillé de vérifier ces écarts.

S'il existe plusieurs variantes de conditions, il est préférable de les expliquer explicitement.

Par exemple : "La période de production standard est de 10 à 15 jours ouvrables. Pour les produits non standard, le terme est calculé séparément".

Ce format est beaucoup plus compréhensible pour le client et l'IA.

Dois-je télécharger toutes les informations de l'entreprise ?

Non.

Un assistant IA ne devrait recevoir que les informations nécessaires pour son rôle.

Par exemple, un consultant en boutique en ligne n'a pas besoin de documentation comptable interne.

Et un assistant IA d'une entreprise de construction n'a pas besoin de connaître des informations qui n'ont rien à voir avec le travail avec un client potentiel.

Plus le rôle de l'IA est défini avec précision, plus il est facile de contrôler la qualité de ses réponses.

Que faire s'il n'y a pas de réponse exacte

Un consultant en IA ne devrait pas trouver d'informations manquantes.

Si les données exactes sont inconnues, le scénario correct est d'en informer le visiteur et de proposer de transmettre la question à l'employé de l'entreprise.

Par exemple : "Le coût exact dépend des paramètres du projet. Je peux vous aider à laisser une demande afin que le spécialiste puisse calculer le prix. »

Une telle réponse est plus utile qu'un chiffre aléatoire ou obsolète.

Dois-je mettre à jour régulièrement la base de connaissances ?

Oui.

Surtout s'ils changent fréquemment :

• Prix ;
• Actions ;
• Assortiment ;
• Conditions de livraison ;
• Tarifs ;
• Délais ;
• Coordonnées.

Si l'entreprise a modifié les conditions de travail, il est conseillé de mettre à jour les informations pertinentes pour le consultant en IA.

Comment comprendre que la base de connaissances est bien préparée

Vous pouvez faire un test simple.

Posez à l'IA les mêmes questions que les clients posent habituellement.

Par exemple :

• Que vendez-vous ?
• Combien coûte le service ?
• Quelles sont les délais ?
• Comment le paiement est-il effectué ?
• Y a-t-il une garantie ?
• Travaillez-vous dans ma ville ?
• Qu'est-ce qui est inclus dans le prix ?
• Comment laisser une demande ?

Si les réponses sont exactes et correspondent au travail réel de l'entreprise, la base de connaissances est préparée correctement.

Comment NEXSTA simplifie la mise en place d'un assistant IA

Chez NEXSTA, un assistant IA est créé pour une entreprise spécifique et une tâche spécifique.

Il peut conseiller les visiteurs du site, répondre aux questions sur les biens et les services et aider à traduire le dialogue en une demande à l'entreprise.

Lors de la mise en place, il est important de ne pas transformer l'IA en un chat universel sur n'importe quel sujet.

Sa tâche est d'aider le client au sein de l'entreprise.

FAQ

Dois-je rédiger une base de connaissances à partir de zéro ?

D'habitude non. Vous pouvez utiliser les documents existants de l'entreprise : site web, listes de prix, description des services et réponses des gestionnaires.

Plus il n'a de documents, mieux c'est ?

Pas toujours. Des informations à jour et compréhensibles sont plus utiles qu'un grand nombre de fichiers anciens ou contradictoires.

L'IA peut-elle répondre à des questions qui ne sont pas dans la base de connaissances ?

Il peut utiliser le contexte général de la conversation, mais les conditions spécifiques de l'entreprise doivent être basées sur des données commerciales réelles.

Est-il nécessaire de surveiller constamment l'IA ?

Après avoir commencé, il est utile de revoir périodiquement les dialogues et de compléter les informations sur les questions que les visiteurs posent souvent.

Résultat

Une bonne base de connaissances pour un consultant en IA ne nécessite pas des centaines de pages de documentation.

Pour commencer, il suffit de recueillir des informations de base sur l'entreprise, les services, les prix, les conditions et les règles de travail.

L'essentiel est que les données soient pertinentes, cohérentes et cohérentes avec le travail réel de l'entreprise.

Ainsi, l'assistant IA sera en mesure de répondre plus rapidement aux visiteurs du site et d'aider l'entreprise à traiter les demandes même lorsque le responsable n'est pas disponible.

Vous pouvez essayer un assistant IA pour le site dans NEXSTA.